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Il Document management system (DMS), o "Sistema di gestione dei documenti" Ú una categoria di sistemi software che serve a organizzare e facilitare la creazione collaborativa di documenti e di altri contenuti. Tecnicamente il DMS Ú un'applicazione lato server che si occupa di eseguire operazioni massive sui documenti, catalogandoli ed indicizzandoli secondo determinati algoritmi. Le soluzioni di Document Management System (DMS) sono un insieme di strumenti software e hardware che consentono la gestione elettronica dei documenti prodotti e scambiati allâinterno di una organizzazione. Gli applicativi che compongono questi prodotti permettono di catalogare, organizzare, spedire, scansionare e archiviare qualsiasi tipo di documento elettronico e non. Un recente studio sul âDocumento Digitaleâ realizzato da NetConsulting nel 2006 per conto di InfoCamere ha evidenziato i costi in generale, spesso nascosti, di una gestione documentale âtradizionaleâ: - Ogni anno in Italia vengono stampate circa 115 miliardi di pagine, di cui 19,5 miliardi inutilizzate, che generano un costo di 287 milioni di euro allâanno. - In generale ogni documento cartaceo viene riprodotto dalle 9 alle 11 volte generando un costo di 18 euro per documento. - Per quanto riguarda lâarchiviazione dei documenti, generalmente un documento su 20 viene perduto. Il 3% dei documenti Ú archiviato erroneamente e il costo per recuperare uno di questi Ú stato stimato in 120 euro. Un tipico esempio in cui un DMS può essere applicato con successo Ú nella gestione dei documenti relativi ai Sistemi di Gestione della Qualità e ai sistemi di Gestione Ambientale. Vantaggi dei DMS [modifica] * Riduzione degli spazi necessari (metri cubi e kg di carta in un solo DVD) * Abbattimento di costi di gestione e maggiore efficienza * Inalterabilità dei documenti (mai più documenti sbiaditi, rovinati o macchiati) * Riservatezza (ogni addetto avrà la possibilità di accedere solo ed esclusivamente a determinati documenti tramite password)
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